Alles over gepast en ongepast gedrag op de werkvloer hoort thuis in een gedragscode ongewenste omgangsvormen. Daarmee is in één klap duidelijk wat een werkgever van zijn medewerkers verwacht. Arboprofessionals spelen daarbij een belangrijke rol. Lees hier hoe je zo’n gedragscode opstelt, waar je daarbij op moet letten en hoe je valkuilen vermijdt.

Zo breng je een gedragscode ongewenste gedragsvormen tot stand

Opstellen

Spreek af wie de gedragscode gaat opstellen. Stel daar bijvoorbeeld een werkgroep voor samen. Betrek naast HR ook anderen erbij, zoals de bedrijfsarts, vertrouwenspersoon en natuurlijk de medewerkers. De OR heeft instemmingsrecht over de gedragscode.

Diversiteit

Zorg ervoor dat de gedragscode aansluit bij de diversiteit aan culturen en achtergronden in de organisatie. In de samenstelling van de werkgroep kun je hier al rekening mee houden.

Voor wie?

Ga na of de gedragscode alleen betrekking heeft op het eigen personeel of ook op dat van derden. En verder op bezoekers, gasten, patiënten en dergelijke.

Vorm en communicatie

Denk na over de vorm van de gedragscode en hoe je hierover wilt communiceren. Wat werkt beter in de organisatie: tekstueel in de vorm van een document, of visueel met plaatjes of video’s?

Bespreken

Bespreek de gedragscode met de medewerkers. Dat kan bijvoorbeeld tijdens het werkoverleg. Vraag daarbij vooral naar hun mening.

Levend document

Zorg dat de gedragscode een levend document is. Dat houdt in: aanpassen als dat nodig is.

Dit neem je sowieso op in een gedragscode ongewenste omgangsvormen

Neem in de gedragscode in ieder geval de volgende onderwerpen op:

Omgangsvormen

Vertel hoe je wilt dat medewerkers in jouw organisatie met elkaar omgaan. En leg uit wat je verstaat onder gewenst en ongewenst gedrag.

Waar terecht?

Neem in de gedragscode op waar medewerkers terecht kunnen als zij toch te maken krijgen met ongewenst gedrag. Bijvoorbeeld bij een vertrouwenspersoon of klachtencommissie.

Overtreding gedragscode ongewenste omgangsvormen

Vermeld welke maatregelen en sancties gelden bij overtreding van de gedragscode.

> BEKIJK HIER een voorbeeld van een gedragscode

Gedragscode ongewenste omgangsvormen klaar? Mijd dan deze valkuilen

Als er eenmaal een gedragscode is, is het belangrijk om op een aantal zaken te letten. Zo voorkom je dat je in een aantal bekende valkuilen stapt.

• Het seniormanagement draagt de gedragscode niet uit.
• Normen en waarden worden van boven naar beneden opgelegd, zonder ruimte voor input of enige vorm van discussie.
• De gedragscode sluit niet goed aan bij de bedrijfsidentiteit. Bovendien heeft de code onvoldoende oog voor de sterke punten van de al heersende bedrijfscultuur.

• Het is niet duidelijk wie verantwoordelijk is voor het implementeren van de gedragscode. Zo heeft in sommige organisaties iedereen van de stafafdeling dit als taak. Met als gevolg dat uiteindelijk niemand de verantwoordelijkheid ervoor draagt.
• De testfase van de gedragscode wordt overgeslagen. Terwijl deze fase juist belangrijk is om te controleren of werknemers de code begrijpen en kunnen toepassen.
• Er is geen procedure waarmee werknemers kunnen melden dat het gedrag in de alledaagse praktijk afwijkt van de ethiek en waarden uit de code.
• Werknemers worden niet getraind in bewustwording van de code.
• De codes zijn zo algemeen opgesteld dat werknemers ze naar eigen goeddunken kunnen toepassen. Een goede code is concreet en ook duidelijk over toepassing van de waarden en regels in de praktijk.

Wet- en regelgeving

• Artikel 2.15 Arbobesluit: Maatregelen ter voorkoming of beperking van psychosociale arbeidsbelasting

Tekst | Henk Koenders